Präsent sein, heißt nicht anwesend sein

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Wir bewegen uns immer mehr in einem Arbeitsalltag, in dem Home-Office und virtuelle Führung fixer Bestandteil sind. Neben zahlreichen Vorteilen werden Geschäftsführer und ihre Mitarbeiter aber auch mit neuen, herausfordernden Situationen konfrontiert. Mehr denn je ist die Präsenz von Führungskräften gefragt. 

Wenn Zusammenarbeit ins Digitale übertragen wird, kann das problematisch werden. Die allgegenwärtige Aufgabe Kommunikation, braucht bei einer Führung aus der Distanz besondere Aufmerksamkeit. Denn Sprechen ist nicht gleich Verständigung. Nur 50% der Kommunikation verläuft über die Sprache selbst. Der Rest wird nonverbal und paraverbal übermittelt. Werden Körpersprache, Mimik und Gestik oder andere paraverbale Bestandteile, wie die Tonlage, weggenommen, kann das zu vehementen Kommunikationsfehlern führen. Fehlinterpretationen oder Konflikte sind häufig das Ergebnis.

Klare Kommunikation und ein vertrauensvolles Gesprächsklima helfen, Missverständnisse vorzubeugen oder aufzudecken und in der digitalen Welt zielführend miteinander zu kommunizieren. 

Dazu braucht man die Sprache nicht neu zu erfinden! Neben Achtsamkeit und Bewusstsein im Umgang miteinander, sind die klassischen Kommunikationsbasics – richtig angewandt – ausreichend. Deshalb haben wir die Grundlagen in 4 konkrete Praxistipps übersetzt, die einfach und digital anwendbar sind. 

1. Ausgesprochene Kommunikationsrichtlinien stärken das Vertrauen und den Mut, offen und ehrlich miteinander umzugehen.

Tipp: Erarbeiten Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern Kommunikationsrichtlinien.

  • Planen Sie dafür ein virtuelles Meeting ein, um Wünsche und Bedürfnisse des gesamten Teams, aber auch der einzelnen Mitarbeitern abzuklären.

„Wie stellen Sie sich eine erfolgreiche Kommunikation im Team vor?“
„Was hilft Ihnen persönlich dabei?“

  • Stellen Sie die Fragen jedem einzelnen Mitarbeiter und Ihnen selbst. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter die Antworten auf einem digitalen Flipchart mitdokumentieren.
  • Teilen Sie die ausformulierten Kommunikationsrichtlinien mit einem „Danke für die Zusammenarbeit“ mit Ihren Mitarbeitern per Mail oder Online.

2. Präsent sein, heißt greifbar und neugierig sein, zuhören, Sicherheit geben und Ihren Mitarbeitern zeigen, dass Sie da sind. Das geht trotz physischer Distanz.

Tipp: Online Open Doors Policy.

  • Richten Sie einen fixen Timeslot für z.B. eine Stunde pro Woche ein.
  • In diesen können sich Ihre Mitarbeiter mit dem Versprechen einbuchen, dass Sie sich Zeit für sie und ihre Angelegenheiten nehmen.
  • Falls sich niemand einbucht, nutzen Sie die Zeit für einen lockeren Check-In, wie in der Kaffeeküche, und erkundigen Sie sich aktiv bei Ihren Mitarbeitern.

3. Feedbackgespräche sind besonders bei Führung aus Distanz wichtig. Auf Mitarbeiter-Seite stärkt es das Vertrauen und wirkt einer Isolation entgegen. Führungskräfte können die Einzelgespräche nutzen, um ganz bewusst Mitarbeiter kennenzulernen. Denn je besser Sie sie kennen, desto leichter wird es Ihnen fallen, ihr Verhalten auch auf Distanz einzuschätzen und zu verstehen.   

Tipp: Gehen Sie gezielt vor.

  • Fixieren Sie gemeinsam Termine für online Einzelgespräche. Bestenfalls Videokonferenzen.
  • Setzen Sie lieber mehr Termine an, um Spielraum für Absagen oder Dringlichkeiten zu haben. Mindestens alle 2 Wochen sollte aber eines stattfinden. 
  • Dokumentieren Sie die Gespräche mit, damit es Ihnen später leichter fällt auf den Mitarbeiter individuell einzugehen. 
  • Bevor Sie Ihr Feedback geben, bitten Sie den Mitarbeiter, sich selbst Feedback zu geben. Achten Sie auf beiden Seiten die Balance zwischen konstruktiver Kritik und Lob zu halten.
  • Schaffen Sie Raum für Themen, die über die Arbeitsleistung hinausgehen wie Motivation, Teamarbeit, Arbeitsplatzgestaltung.

4. Verzichten Sie nicht auf das persönliche Treffen. Das erspart Ihnen nicht nur Zeit, sondern schafft Nähe, stärkt Ihre Präsenz und beugt nachhaltig Kommunikationsfehler vor. 

Tipp: Gehen Sie Online.

  • Anstatt Angelegenheiten über langwieriges E-Mailing zu klären, nutzen Sie so oft wie möglich online Kommunikationsplattformen wie Zoom oder Skype. 
  • Richten Sie sich dazu einen fixen, virtuellen Besprechungsraum ein.
  •  Senden Sie ein einmaliges E-Mail mit den Zugangsdaten an Ihre Mitarbeiter aus, damit der Raum einfach und schnell betreten werden kann.

Fazit
Nur weil Mitarbeiter nicht mehr an einem physischen Ort zusammenkommen, heißt das nicht, dass Führung flachfällt. Ganz im Gegenteil! Besonders hier ist sie gefragt. Seien Sie sich dessen bewusst. Treten Sie regelmäßig mit ihren Mitarbeitern in Kontakt. Kommunizieren Sie lieber zu viel als zu wenig. Und vor allem: Zeigen Sie ihren Mitarbeitern, dass Sie da sind. Damit sind Sie als Führungskraft aus der Ferne bereits gut auf Kurs!

Sie wollen noch mehr wissen? Weitere Tipps aus der Forschung rund um das Thema Führung aus Distanz gibt Prof. Dr. Remdisch (Personal- und Organisationspsychologin) im Interview mit dem Portal für Unternehmensberatung.

Tipp: Business-Coaching für Lösung und Reflexion

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